Sinds de maatregelen van het kabinet zijn veel congressen afgezegd of verplaatst. Gelukkig zijn er ook organisatoren die verdere maatregelen niet afwachten, inspelen op de veranderende omstandigheden en hun traditionele evenement transformeren naar een online event.
Laagdrempelig heeft inmiddels een aantal van dit soort events mogen organiseren en hosten en deelt graag haar bevindingen.
Wat kun je al wel/niet online en gaat het online event de norm worden?
Andere manier van organiseren
Online events zijn zeker niet nieuw maar werden voor de Corona pandemie wel vaak vanuit een ander perspectief ingezet. Als bijvoorbeeld de kaartverkoop tegenviel werd al snel de mogelijkheid van een live videostream toegevoegd.
Langzamerhand zien we echter steeds meer de échte voordelen van het online event in. De reductie van kosten, de CO2 uitstoot, afval en voedselverspilling maar ook het verzamelen van data en de hiermee gepaard gaande conversie voor sponsoren is indrukwekkend.
Ook bezoekers zijn steeds meer te spreken over de kwaliteit van de online events. Zij besparen op hun reiskosten /-tijd en zitten door alle verbeterde digitale mogelijkheden ‘front row’. De data-analyses zorgen ervoor dat ze in een op maat gemaakt programma terechtkomen en via chat is opeens iedereen mondig genoeg om de spreker te bestoken met vragen en bevindingen.
Het sociale aspect
Naast de voordelen van het online event zijn er ook zeker een aantal uitdagingen te noemen. Misschien wel de grootste is het gebrek aan persoonlijk contact. De opwinding om vakgenoten te ontmoeten, het delen van enthousiasme/verwondering en het netwerken tijdens de borrel. Je leeft toe naar een conferentie en die totaalbeleving is lastig online te evenaren.
Ook het behouden van focus is een flinke uitdaging. Nog meer dan bij een offline event wil je voorkomen dat deelnemers tijdens inhoudelijke sessies afdwalen. Het risico hierop
is bij een online event echter vele malen hoger! Het is dus zaak om deelnemers bij de les te houden. Met het inzetten van de juiste werkvormen zorg je voor interactie. Break-/workout’s zorgen voor extra stimulans maar bovenal fun is cruciaal om mensen voor langere tijd scherp te houden.
De hamvraag bij een online event is dan ook; ‘hoe zorg je op afstand voor verbinding, tussen bezoekers onderling en het event’?
Offline meets online
Om verbinding te creëren zal je bij online events meer aandacht moeten hebben voor het sociale aspect van interactie. Wij zetten tools in die deelnemers een betere sociale aanwezigheid en groepsgevoel geven. Zo raak je met elkaar verbonden en word je als deelnemer wellicht gemotiveerd door de inzet van anderen.
Maar ook offline initiatieven kunnen voor online beleving zorgen. Denk bijvoorbeeld aan een digitale goodie bag. Door deelnemers iets tastbaars mee te geven hou je de beleving van het event veel langer vast, zowel voorafgaand aan, tijdens als achteraf.
dteventbox
Een geheel nieuw concept wat wij onlangs hebben ingezet voor een congres is de dtevenbox. Deze box speelt helemaal in op de effecten van elektronische communicatie en de digitale social distance tot elkaar en weet offline en online op een hele leuke manier met elkaar te blenden.
Hoe werkt het?
Voorafgaand aan het evenement ontvang je thuis een box met een flyer, het programma en sponsormateriaal. Aan de hand van QR-codes kunnen deelnemers inloggen op de online omgeving, zich inschrijven voor kennissessies, video’s downloaden, hun vragen toesturen etc..
De box is volledig opgemaakt in de stijl van het event en is voorzien van een aantal gave gadgets en toebehoren om enkele momenten tijdens het event te ondersteunen. De box is tevens je goodiebag en geeft je als deelnemer écht het gevoel op een live congres aanwezig te zijn.
Een nieuwe wereld
Met het organiseren van digitale events is een hele nieuwe vorm van dienstverlening ontstaan, incluis de bijhorende expertise. Met goede sprekers en techniek alleen redt je het niet. Je zult het ook moeten hebben over video editing, broadcast, meet-ups en online vendorbooths.
Wij geloven dat het organiseren van evenementen blijvend is veranderd en dat online deelname standaard in het aanbod zal worden opgenomen. Het is dus verstandig om op deze ontwikkeling in te spelen als je in het recente verleden jouw dienstverlening via dit soort platforms aanbood. Of het nu gaat om horeca-activiteiten, marketing of dat je je als spreker liet inhuren.